Hybride Events: Die Zukunft von Veranstaltungen und Networking ist im Wandel

Hybride Events: Die Zukunft von Veranstaltungen und Networking ist im Wandel

Virtual Meetups, virtuelle oder hybride Events, hybrides Netzwerken – in den letzten beiden Jahren hat sich einiges getan, wenn es um Messen, Events oder überhaupt um Netzwerken und Zusammenarbeit geht. Mobiles Arbeiten und verteilte Teams gehören mittlerweile ebenso zum Alltag, wie Webcasts und virtuelle Messen. Detlev Artelt, Geschäftsführer von aixvox, wirft in diesem Beitrag zunächst einen Blick zurück, bevor er sich der Gegenwart und der Zukunft widmet.

„Einfach Anders Arbeiten“ ist seit mehr als 15 Jahren sein Thema – in Workshops, Beratungen, Publikationen und Events.

Detlev Artelt ist Geschäftsführer der aixvox GmbH, einem herstellerunabhängigen Beratungsunternehmen aus Aachen. Der Experte für Online Arbeit des eco e.V. leitet die Kompetenzgruppe Business Communications bei der EuroCloud und ist auch als Sprecher, Moderator sowie Beirat auf internationalen Kongressen tätig. Zudem ist er Co-Founder des Beraternetzwerks NEUWORK. Unter dem Brand „Einfach Online Arbeiten – EOA.live“ bietet er zudem mit einem Team von Experten die Konzeption und Durchführung von virtuellen und hybriden Events an.

Detlev Artelt ist Herausgeber und Autor der Fachbuchreihe „voice compass“, den „PRAXISTIPPS Kundenkommunikation“ sowie von „EINFACH ANDERS ARBEITEN“.

Ein Blick zurück – Events und Messen vor und während Corona

Noch zu Beginn von 2020 war es für uns selbstverständlich, zu Messen und Events zu fahren und Kunden persönlich zu treffen. Einfach so mit jemanden per Video zu sprechen, statt eine teils mehrstündige Anfahrt in Kauf zu nehmen – das haben nur die wenigsten gemacht.

Dann begann die Pandemie und mit ihr der erste Lockdown und die Homeoffice-Pflicht. Mit der Aufforderung, in den heimischen vier Wänden zu bleiben und soziale Kontakte so gut es geht zu vermeiden, wurde die Digitalisierung (zwangsweise) vorangetrieben. Das gelang mal mehr, mal weniger, je nachdem, ob die Arbeitgeber und -nehmer komplettes Neuland betraten oder schon vorher offen für die Möglichkeiten des neuen Arbeitens waren. Auch die Veranstalter von Messen und Events wurden zu diesem Zeitpunkt quasi „ins kalte Wasser geworfen“.

Virtuelle Treffen, Videokonferenzen und digitale Messen wurden über Nacht zum Alltag. In den letzten Monaten erschienen also immer neue Player auf dem Markt der Event-Plattformen und Konferenzlösungen. Unzählige Lösungen fluteten die Szene und versprachen das Non-Plus-Ultra-digitale Messeerlebnis. Einige setzten dabei auf den Spaßfaktor und Gamification mit Punktesammeln und Bestenlisten, andere versuchten die analoge Messeerfahrung mit Messeständen und dem Personal dahinter so gut es ging nachzubauen. Eines hatten sie alle gemeinsam, sie ermöglichten es Menschen, sich zu treffen, Kontakte zu knüpfen und Wissen auszutauschen.

Von reinen Online-Events zu hybriden Events – Flexibilität, die nötig ist

Seit dem letzten Frühling haben sich die Anforderungen der Eventplaner geändert. Die ersten Veranstalter setzten wieder auf Vor-Ort Messen, planten Foren und Diskussionsrunden unter Corona-Bedingungen. Die Event-Plattformen wurden nur eingeschränkt genutzt, um die Vorträge der Sprecher vor Ort zu streamen und auch digitalen Usern eine (eingeschränkte) Teilnahme zu ermöglichen.

Auch die CCW plante ihre Veranstaltung 2022 wieder vor Ort in Berlin. Doch die stetig steigenden Infektionszahlen machten es notwendig, von einer Veranstaltung mit mehreren tausend Besuchern Abstand zu nehmen. Geplant wurde ein kleinerer Kongress, mit weniger Teilnehmern und einer überschaubaren Ausstellung anstatt einer großen Kongressmesse. Um den angemeldeten Teilnehmer trotzdem einen Mehrwert zu bieten, nutzte man Live-Streams und Meetups, die in die App gestreamt wurden. Mit den passenden Partnern wurde so eine schnelle Lösung gefunden, die Zuschauer über die neuesten Trends im Bereich Call Center und Customer Experience informierte und den Unternehmen zudem eine weitere Plattform bot.

Das Beispiel zeigt, wie flexibel und effizient digitale Lösungen sein können – vorausgesetzt, man hat die notwendige Unterstützung und das Equipment. Denn das haben viele Events, Livestreams und Webcasts gezeigt – gut gedacht, ist nicht immer gut gemacht.

Auch wenn das geplante Event herausragende Sprecher hat und die Event-Plattform das optimale Event-Erlebnis verspricht – es gibt immer noch zwei Faktoren, von denen der Erfolg für Online-Events oder noch vielmehr hybride Events abhängt: Diejenigen, die das Event realisieren und die Besucher. Im Falle der CCW haben sich beide auf die neue Situation eingelassen und sie optimal gemeistert, aber es gibt leider auch andere Beispiele.

Hybride Events und die Kamera-Angst

Es ist eben nicht mit Kamera, Plattform, Sprecher und Agenda getan und schon kann es losgehen. Besonders hybride Events verlangen einiges mehr an Planung und Unterstützung, muss man nicht nur alle Vorbereitungen auf der Plattform treffen, sondern auch noch dafür sorgen, dass am analogen Veranstaltungsort die Technik steht, das Internet stabil ist und die Sprecher vorbereitet sind.

Nehmen wir also im besten Fall an, die To-do-Listen sind abgehakt, die Teilnehmer treffen bald ein und sowohl online als auch on-site ist alles vorbereitet. Dann besteht immer noch ein Problem – die „Angst“ vor der Kamera, die viele auch noch nach Jahren von Homeoffice und Videokonferenzen befällt.

Denn ob hybrid, offline oder online, Events leben von guten Sprechern, Diskussionsrunden und Networking. Ein Punkt, der leider immer wieder bei der Organisation für Online-Events und hybride Events vergessen wird, ist das Briefing und die Schulung der Sprecher. Dieser Aspekt ist aber wichtig, um Stotterer, falsche Folien oder sonstige Fauxpas im Live-Stream und vor Ort zu verhindern.

Und die Teilnehmer? Besucher schulen? Geht nicht. Wir haben in zahlreichen Veranstaltungen mit dem Team von EOA.live, beispielsweise mit EOA17 oder auch dem aixvox virtuellen Weihnachtsmarkt Ende 2021 die Erfahrung gemacht, dass trotz eines umfassenden Angebots an Networking-Möglichkeiten, seien es virtuelle Stehtische, Video-Speed-Dating oder auch Breakout-Räume, Menschen nach wie vor relativ zurückhaltend sind, wenn es darum geht, mit Fremden per Video zu sprechen. Ja, es wird stetig mehr, die Gespräche in virtuellen Runden nebst „betreutem Trinken“ werden länger und es ergeben sich wirklich tiefgründige Unterhaltungen, aber ganz ehrlich, es siegt bei vielen Teilnehmern immer noch die Scheu.

Wie sieht die Zukunft für hybride Events aus?

Wie sieht also der optimale Weg für die Zukunft aus? Angenommen, die Pandemie wird zur Endemie und Corona verschwindet aus dem Alltag der Menschen. Werden wir dann einen Schritt zurück machen und wieder komplett auf Onsite-Events umstellen?

Ein klares NEIN – denn wir sehen bereits heute, das Events immer mehr in hybrid genutzt werden. Zum Teil, weil die Veranstalter mehr Menschen erreichen möchten und – so haben wir die Erfahrung gemacht – einige Teilnehmer Anreisen von mehr als 200 bis 250 Kilometern eher scheuen. Aber hinzu kommt bei vielen auch der Wunsch, der Umwelt zuliebe nicht mehr weit zu reisen. Das freut die CO2-Bilanz, fordert aber Veranstalter zu einem Umdenken. Dazu gehört neben dem Networking auch vieles, was wir bereits im Rahmen des „Unified Communication und Collaboration“ aus der Office-Welt kennen. Also ein Austausch, das Kennenlernen neuer Kontakte und ein Miteinander in einem hybriden Umfeld. Die Digitalisierung gibt uns all diese Möglichkeiten, die Tools sind vorhanden und Reisen werden minimiert – so entsteht ein ganz anderes Selbstverständnis für Events. Die Wissensvermittlung zu neuen Produkten und Konzepten findet über hybride Events statt. Unserer Einschätzung nach, treffen sich Menschen aus dem nahen 200-Kilometer-Umfeld zunehmend eher persönlich und der Rest der Welt nimmt einfach virtuell daran teil.

Zudem gibt es immer mehr reine Netzwerk-Events, die weniger die Wissensvermittlung, sondern mehr das Miteinander, das „Menscheln“, im Fokus haben. Wir sehen, dass diese Partys ein wichtiger Teil der Beziehungspflege darstellen und als Roadshow oder einfach nur als Networkparty daherkommen.

Haben Sie also den Mut, suchen Sie sich die passenden Unterstützer und Helfer und motivieren Sie Mitarbeiter, Sprecher und Besucher für hybride Events und dafür, die Scheu vor der Kamera zu verlieren.

aixvox GmbH – die Kommunikations Architekten mit neutralem Fachwissen und Erfahrung. Die unabhängigen Berater, die den Nutzen der Kunden im Auge haben. Wir beraten Contact Center und Unternehmen und transportieren mit Workshops, Publikationen und virtuellen Events zeitgemäße Kommunikation und neues Arbeiten in den Mittelstand. Es ist unser Ziel, neue Wege aufzuzeigen und bei der Umsetzung zu helfen.

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Kundenzufriedenheit war gestern – 7 smarte Wege zur KundenBEGEISTERUNG

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