Virtuelle Veranstaltungen – so werden sie zum Erfolg!

virtuelle Veranstaltungen

Eines konnten wir in den letzten Monaten feststellen: Die Digitalisierung in Deutschland hat einen Sprung nach vorn gemacht. Neben Homeoffice sind Themen wie virtuelle Zusammenarbeit und virtuelle Veranstaltungen in den Fokus der Menschen gerückt.

Auch beim Thema Events ist dies zu beobachten: Nach der Absage großer Events zu Beginn des Jahres war die Realisierung der Veranstaltungen in der virtuellen Welt eine spontane Lösung für viele. Bei allem Willen zum Wandel gibt es hier jedoch einiges zu beachten. Ob Kunden-Event, im virtuellen Raum, Vertriebs-Webinar oder Online-Schulung: Auch virtuell ist Event nicht gleich Event. Denn bei allem Enthusiasmus ist es wichtig, sich den Eigenheiten von Veranstaltungen im virtuellen Raum zu widmen, bevor man mit der Planung und Umsetzung beginnt. In diesem Gastbeitrag gibt Ihnen Detlev Artelt eine Übersicht, was virtuelle Events ausmacht und wie Sie diesen zum Erfolg verhelfen.

Detlev Artelt ist Geschäftsführer der aixvox GmbH, einem herstellerunabhängigen Beratungsunternehmen in Aachen. Er leitet die Kompetenzgruppe Business Communications beim eco Verband sowie die KG Business Communications bei der EuroCloud und ist Sprecher und Moderator auf vielen internationalen Kongressen und Messen.

Als Kommunikations-Architekten entwickelt die aixvox GmbH moderne und nachhaltige Kommunikationskonzepte für Unternehmen. Wir helfen unseren Geschäftspartnern bei der Integrierung neuer Technologien sowie zeitgemäßer Arbeitskonzepte und verbessern so deren interne- und externe Kommunikation langfristig – maßgeschneidert auf die Bedürfnisse der Kunden und der dazugehörigen Zielgruppe.

Durch unsere Publikationen, wie das Kompendium „Einfach Anders Arbeiten“ oder den PRAXISTIPPS Kundenkommunikation geben wir Branchenwissen und Experten-Know-how weiter und schaffen das Bewusstsein für die Möglichkeiten neuen und anderen Arbeitens.

Detlev Artelt auf LinkedIn

Warum sollten Sie überhaupt einen virtuellen Event ausrichten?

Zunächst einmal: Was sind eigentlich die Ziele von Events – egal ob virtuell oder lokal? Sie möchten die Botschaft Ihres Unternehmens vermitteln, Leads und Umsätze generieren, Akzeptanzsteigerung und Loyalität schaffen. Jede Veranstaltungsart bietet dabei einen unterschiedlichen Mehrwert für Besucher und Ausrichter. Webinare profitieren davon eine große Audienz anzusprechen und um Inhalte und Informationen zu vermitteln, während eine Konferenz Interaktionen von Angesicht zu Angesicht ermöglicht.

Virtuelle Veranstaltungen leben allerdings nicht von der persönlichen Interaktion, dafür gibt es andere Gründe, die für einen Event im digitalen Raum sprechen.

Zugänglichkeit:
Hier zeigen sich verschiedene Optionen. Bei einer reinen Online-Veranstaltung erreichen Sie eine deutlich größere Menge von Menschen; auch diejenigen, die vermutlich aufgrund von Reisezeiten Ihren lokalen Event nicht besucht hätten. Eine lokale Veranstaltung hingegen spricht vor allen Dingen Bestandskunden und Interessenten aus dem näheren Umfeld an. Alternativ, um beide Optionen auszunutzen, könnten Sie einen hybriden Event veranstalten und mit der virtuellen Option den Personen eine Teilnahme ermöglichen, die nicht persönlich erscheinen können. Aktuell sollten Sie sich vor der Planung eines Vor-Ort-Events über die zugelassene Höchstzahl von Besuchern und die Hygienevorschriften in Ihrem Bundesland informieren.

Budget:
Generell kann man sagen, dass die virtuelle Durchführung von Veranstaltungen und Webinaren weniger kostenintensiv ist als eine Veranstaltung vor Ort.  Neben Reisekosten fallen die Kosten für Lokation, Messebau, Catering und mehr weg.

Nachhaltigkeit:
Auch der Umwelt zu Liebe können Sie einen virtuellen Event abhalten. Sie sparen durch den Wegfall der Reisetätigkeit beispielsweise CO2 ein.

Aber: virtuell ist nicht automatisch einfacher 

Alle Veranstaltungen, ob persönlich oder virtuell, sind mit großem Planungsaufwand verbunden, der sich nicht einfach so und nebenbei erledigen lässt. Sehen Sie eine virtuelle Veranstaltung nicht als isoliertes Projekt an, sondern beziehen Sie den Event ebenso wie eine lokale Veranstaltung in Ihre Vertriebs- und Marketingplanung ein. Denken Sie ganzheitlich.

Auch virtuelle Veranstaltungen brauchen gutes Marketing und effektive Werbung. Machen Sie den Event durch Kampagnen, Presseveröffentlichungen, Newsletter oder auch andere Aktionen sichtbar.

Content is King. Der Inhalt bestimmt den Erfolg der Veranstaltung. Aussagekräftige Keynotes und interaktive Sessions und die Möglichkeit virtueller Kollaboration sind für den Erfolg entscheidend.

Engagement Monitoring: Durch die Erfassung der Teilnehmerdaten und die Messung der erfolgten Interaktion können Sie den ROI Ihres Events messen.

Persönliche und Virtuelle Events sind nicht das gleiche 

Auch wenn in der aktuellen Situation virtuelle Events deutlich in den Vordergrund rücken, behalten Sie bitte stets im Hinterkopf, dass virtuelle und persönliche Events sich unterscheiden. Virtuelle Events leben von ihren Inhalten. Wo persönliche Veranstaltungen deutlich von 1:1 Interkationen und dem Netzwerken vor Ort von Angesicht zu Angesicht profitieren, müssen virtuelle Events zunächst durch den Content punkten. Dieser muss daher an die Zielgruppe angepasst sein, die Sie ansprechen möchten.

Die Einbindung von Teilnehmern bei virtuellen Veranstaltungen ist schwieriger und erfordert mehr Kreativität und die entsprechende Technologie, um die maximale Wirkung zu erzielen. Es gibt eine Vielzahl von Lösungen, die Interkationen zwischen den Teilnehmern ermöglichen, von einfach und kostenlos bis hin zu ausgeklügelten und Hunderttausende von Euro kostenden Optionen. Die verschiedenen angebotenen Plattformen, wie GoToWebinar und ZOOM oder auch WebEx und Teams enthalten unter anderem Funktionen wie Chat, Fragen und Antworten, Live-Abstimmungen, die Bereitstellung von Folien oder Inhalten. Einige der Plattformen erlauben sogar Break Out Sessions um Arbeit in kleinen Gruppen zu ermöglichen. Welche Plattform für Sie die richtige ist, hängt nicht zuletzt von Ihren persönlichen Präferenzen, der Größe der Veranstaltung, den Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz und den Möglichkeiten der Interaktion ab, die Sie bereitstellen möchten.

Die notwendigen Elemente für virtuelle Veranstaltungen 

Neben Content, Datenerfassung und notwendiger Technologie gibt es weitere Elemente, die Sie bei der Planung eines virtuellen Events nicht außer Acht lassen sollten:

1

Eventwebsite / Landingpage:
Die Eventwebsite nutzen Sie primär für die Vermarktung des Events. Hier zeigen Sie Interessenten die wichtigsten Infos zu Agenda, Sprechern und bieten die Registrierung an.

2

Besucherregistrierung:
Mit der Registrierung erfassen Sie die Daten der Teilnehmer. Nutzen Sie daher ein Tool, mit dem sich die Besucher einfach und schnell ohne Hürden anmelden können.

3

Eventtechnologie, Video/Audio:
„Ich kann Sie nicht hören und das Bild flimmert“ – virtuelle Veranstaltungen beruhen auf Technologie. Ohne den Einsatz von Computern und mobilen Geräten ist eine Durchführung eines virtuellen Events nicht möglich. Ebenso wichtig wie die Auswahl der Plattform, die wir bereits erwähnt haben, sind auch die weiteren technischen Hilfsmittel, die Sie bei der Durchführung Ihrer virtuellen Veranstaltung einsetzen können.

Reicht die verfügbare Technologie für Ihre Anforderungen aus? Nichts ist schlimmer, als einen virtuellen Event geplant und beworben zu haben, bei dem dann das Bild flimmert und der Ton rauscht. Sicher liegt nicht alles in Ihrer Hand, denn die Internetverbindung spielt hierbei eine große Rolle – und hier haben Sie nur bedingt Einfluss. Bedenken Sie jedoch im Vorfeld, ob das, was Sie planen und anbieten wollen mit der Technik, die die Plattform bietet, auch optimal umzusetzen ist.

4

Mobile Event-Apps:
Mobile Event-Apps sind für persönliche Veranstaltungen genauso wichtig wie für virtuelle. Diese Tools stellen auf mobilen Endgeräten die wichtigsten Informationen für Teilnehmer zur Verfügung. Agenden mit Links zu Sessions beispielsweise stellen den Teilnehmern Inhalte in Sekundenschnelle zur Verfügung. Diese Tools können auch Teilnehmer miteinander verbinden, beispielsweise durch Messaging-Tools.

5

Bereitstellung der Inhalte nach der Veranstaltung

Virtuelle Events geben Ihnen den Vorteil, dass Sie sowohl die Folien, als auch Videos der Vorträge oder Streams sowie Ergebnisse von Breakout-Sessions nach der Veranstaltung den Besuchern zur Verfügung stellen können. Sie entscheiden, ob Sie dies nur für einen bestimmten Zeitraum zugänglich machen oder sich der Content auch nach langer Zeit noch abrufen lässt.

6

FAQs

FAQs sind fast schon selbstverständlich. Hier haben Sie die Gelegenheit die wichtigsten Fragen zu Registrierung, Anmeldung, Datenschutz oder auch zum Ablauf der Veranstaltung zu beantworten.

7

Feedback
Verwenden Sie Tools für das Veranstaltungs-Feedback, um nach dem Event Feedback zu sammeln und den Veranstaltungserfolg auszuwerten. Darüber hinaus kann Event-Feedback als Instrument zur Qualifizierung von virtuellen Leads und zur Weiterleitung an den Vertrieb genutzt werden.

8

Begleitendes Marketing 

Wenn Sie nicht gerade eine weltbekannte Messe ausrichten, sollten Sie Marketing wie Newsletter, Presseartikel, Blogartikel, Interviews oder auch Banner und Anzeigen nutzen, um auf Ihren Event aufmerksam zu machen und so Besucher zu gewinnen. Gleichzeitig können Sie auf die Agenda hinweisen und beispielsweise die Sprecher vorstellen.

9

Berichterstattung im Nachgang 

Im Nachgang des Events können Sie über seinen Erfolg berichten, aber auch den Besuchern und Sprechern Feedback geben und eine Analyse des Events weitergeben. Wie viele Besucher gab es, wie war die Interaktion, gab es Feedback. Planen Sie eine weitere Veranstaltung, können Sie die Berichterstattung in der Presse auch dazu nutzen auf diesen aufmerksam zu machen.

Sie sehen, auch wenn Sie bei „virtueller Event“ zunächst denken, dass dieser schneller und einfach durchführbar ist als eine Veranstaltung vor Ort, gibt es vieles zu bedenken.

Die folgende Checkliste kann Ihnen bei der Planung als erste Gedankenstütze dienen, um im nächsten Schritt die passende Plattform zu finden.

Checkliste – was ist bei der Planung zu beachten? 

  • Werden die Inhalte live, auf Abruf oder als Mix zur Verfügung gestellt?
  • Stellen Sie vor dem Event einen Guide für Teilnehmer zur Verfügung, der erklärt, wie man an Keynotes teilnimmt, Sessions besucht und Messaging-Tools verwendet?
  • Was sind Ihre KPIs für die Veranstaltung?
  • Was passiert, wenn Sie Verbindungsprobleme haben?
  • Werden Sie für Ihre Veranstaltung Gebühren erheben oder einen kostenlosen Zugang anbieten?
  • Wie lange werden On-Demand-Sessions nach der Veranstaltung verfügbar sein?
  • Wie lange werden Ihre Sessions dauern?
  • Welche Hilfsmittel werden die Teilnehmer haben, um sich zu vernetzen und Termine zu planen?

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Silke Ritter

Ich bin als Blog-Autorin, Video-Produzentin und Pressereferentin beim CCW-Veranstalter Management Circle tätig. Seit 2012 gehöre ich zum CCW-Team und habe zuvor nach meinem Germanistik-Studium in der PR-Branche gearbeitet. Als Teil der #GenerationY weiß ich nicht nur um die Wichtigkeit von Hashtags und gutem Content, sondern wünsche mir mehr gelungenen, modernen Kundenservice.

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